Chứng từ và thủ tục

Hàng hiếm khi dừng vì máy bay. Hàng dừng ở bàn giấy: tờ khai bị phân luồng đỏ, một giấy phép chuyên ngành không ai kiểm tra trước, một giấy chứng nhận xuất xứ người nhận cần mà không có, một chứng từ nước đến không công nhận vì chưa được hợp pháp hóa. Viet An Express nhận xử lý sáu cửa giấy tờ đó thay mặt người gửi — khai hải quan xuất khẩu, giấy phép chuyên ngành, chứng nhận xuất xứ, hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng, sao lục chứng từ, và khai giá bưu gửi. Trang này nêu rõ với từng dịch vụ: Quý khách phải đưa gì, mất bao lâu, giá bao nhiêu, và một nguyên tắc chi phối cả sáu: Viet An Express khai theo thông tin Quý khách cung cấp, Quý khách chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin đó.

1. Phạm vi: nhận làm gì, không làm gì

2. Nguyên tắc nền tảng của cả sáu dịch vụ

Ba hệ quả kéo theo, và chúng chi phối mọi mức phí, mọi mốc thời gian trên trang này. Một là, thời gian thực hiện thủ tục tại các cơ quan nhà nước không được tính vào thời gian toàn trình theo khoản 21.3 — lô hàng đang chờ giấy phép CITES không phải là lô hàng chậm. Hai là, khai sai là chi phí của người gửi: tiền phạt, lưu kho, tái xuất, tiêu hủy và chi phí pháp lý đều được đòi lại từ người gửi theo Điều 37, và Viet An Express có quyền khấu trừ vào tiền bồi thường, cước trả trước hoặc bất kỳ khoản nào đang giữ của người gửi. Ba là, phí đã nộp mua công việc chứ không mua kết quả: khi hồ sơ bị từ chối vì lý do thuộc khai báo hoặc chứng từ của người gửi, phí dịch vụ không được hoàn lại.

3. Sáu dịch vụ và giấy tờ Quý khách phải cung cấp

1. Khai báo hải quan xuất khẩu

Chúng tôi lập và truyền tờ khai đứng tên Quý khách theo giấy ủy quyền. Luồng tờ khai — xanh, vàng hay đỏ — do hệ thống hải quan phân sau khi truyền, nên phí được tính theo luồng thực tế trả về chứ không theo mức thỏa thuận trước. Luồng xanh là miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa; luồng vàng là kiểm tra chi tiết hồ sơ; luồng đỏ là kiểm tra thực tế hàng hóa, phát sinh thêm chi phí xếp dỡ, mở kiện, đóng lại kiện, thu hộ theo thực tế. Hồ sơ Quý khách phải cung cấp:

2. Giấy phép chuyên ngành

Một số nhóm hàng chỉ được xuất khẩu khi có giấy phép, giấy chứng nhận hoặc văn bản chấp thuận của bộ, ngành quản lý. Thiếu giấy phép, hàng dừng ngay tại khâu thông quan, nên phải kiểm tra trước khi đóng hàng. Các trường hợp thường gặp: Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) và Giấy chứng nhận y tế cho thực phẩm, thực phẩm chức năng và mỹ phẩm, 7 – 15 ngày; giấy phép xuất khẩu, chứng nhận GMP và CFS cho dược phẩm và thiết bị y tế, 10 – 20 ngày; giấy phép xuất khẩu giống cây trồng, 10 – 15 ngày; giấy chứng nhận kiểm dịch động vật, 5 – 10 ngày; giấy phép CITES và hồ sơ nguồn gốc lâm sản với loài quản lý, 15 – 20 ngày; giấy phép xuất khẩu văn hóa phẩm cho sách, tranh ảnh, phim, đĩa, 7 – 15 ngày; giấy phép của cơ quan quản lý di sản với cổ vật và đồ mỹ nghệ, 15 – 20 ngày; giấy phép xuất khẩu hóa chất, 10 – 20 ngày; giấy phép xuất khẩu khoáng sản, 15 – 20 ngày. Nhiều thủ tục cần lấy mẫu hoặc kiểm tra thực tế, nên phải sắp xếp trước khi đóng kiện. Danh mục, cơ quan cấp và thời gian thay đổi theo quy định pháp luật — Quý khách xác nhận lại với chúng tôi tại thời điểm gửi hàng.

3. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Giấy chứng nhận xuất xứ xác nhận hàng hóa có xuất xứ Việt Nam. C/O ưu đãi giúp người nhận được giảm hoặc miễn thuế nhập khẩu theo hiệp định thương mại tự do — khoản tiết kiệm thường lớn hơn nhiều so với chi phí xin C/O. Form B là loại không ưu đãi, do VCCI cấp; các Form D (ASEAN), E (Trung Quốc), AK và VK (Hàn Quốc), AJ và VJ (Nhật Bản), AI (Ấn Độ), AANZ (Úc, New Zealand), S (Lào, Campuchia), EUR.1 và EAV (Liên minh châu Âu, Liên minh Kinh tế Á – Âu) và CPTPP là loại ưu đãi, do Bộ Công Thương cấp. Quý khách phải chứng minh được xuất xứ bằng hồ sơ về nguyên liệu và quy trình sản xuất — chỉ hóa đơn bán hàng là chưa đủ. Nên xin trước khi hàng đến nơi: C/O cấp sau ngày xuất khẩu phải ghi "ISSUED RETROACTIVELY" và một số nước không chấp nhận. Hãy hỏi người nhận cần mẫu nào — họ là bên biết rõ thị trường của mình nhất.

4. Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng

Chứng từ do Việt Nam cấp muốn được nước ngoài công nhận thường phải qua hai bước: chứng nhận lãnh sự tại Cục Lãnh sự — Bộ Ngoại giao, rồi hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện của nước đến. Quy trình đầy đủ: công chứng bản gốc hoặc chứng thực bản sao (1 – 2 ngày) → dịch thuật và công chứng bản dịch (1 – 3 ngày) → chứng nhận lãnh sự (3 – 5 ngày) → hợp pháp hóa tại đại sứ quán hoặc lãnh sự quán (3 – 15 ngày). Tổng 7 – 20 ngày làm việc, trong đó bước cuối phụ thuộc hoàn toàn vào đại sứ quán từng nước và có thể dài hơn nhiều trong mùa cao điểm hoặc dịp lễ của nước đó. Chứng từ thường phải hợp pháp hóa: C/O và hóa đơn thương mại đi Trung Đông, một số nước châu Phi và Nam Mỹ; chứng thư hun trùng, kiểm dịch với một số nước; CFS và Giấy chứng nhận y tế để đăng ký lưu hành sản phẩm tại nước đến; đăng ký kinh doanh, giấy ủy quyền, hợp đồng đại lý khi chỉ định nhà phân phối; giấy chứng nhận chất lượng, phân tích (COA) với thực phẩm, hóa chất, dược phẩm. Chỉ bản gốc mới hợp pháp hóa được, và chứng từ đi qua nhiều cơ quan — nên xin nhiều bản gốc ngay từ đầu. Hãy hỏi người nhận chứng từ nào thực sự cần, để không làm thừa và không bỏ sót.

5. Sao lục chứng từ và xác nhận vận chuyển

Dành cho lúc Quý khách cần giấy tờ để quyết toán thuế, giải trình với ngân hàng, làm hồ sơ bảo hiểm hoặc chứng minh với đối tác. Chúng tôi cấp bản sao vận đơn có dấu, văn bản xác nhận đã gửi hàng, xác nhận tình trạng đơn hàng, xác nhận đã phát thành công kèm chứng cứ phát, bản sao bộ chứng từ hải quan, trích xuất lịch sử giao dịch, bảng kê đối soát cước, và trích xuất ảnh, video kiểm đếm đã lưu. Tra cứu và tải hành trình trên tài khoản luôn miễn phí. Chứng từ chỉ cấp cho người gửi, người nhận hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Thời hạn lưu trữ là giới hạn của việc sao lục: dữ liệu vận đơn và hành trình, bản quét vận đơn có chữ ký, chứng cứ phát lưu 24 tháng; ảnh và video kiểm đếm, video khui hàng do khách gửi khi khiếu nại lưu 12 tháng; hồ sơ hải quan và hồ sơ khiếu nại lưu 05 năm; chứng từ kế toán, hóa đơn lưu 10 năm. Quá thời hạn đó thì không còn dữ liệu để sao lục. Khách hàng có hợp đồng nguyên tắc được miễn phí 05 lượt sao lục mỗi năm.

6. Khai giá bưu gửi

Về bản chất đây là một thao tác chứng từ, và là thao tác duy nhất làm thay đổi số tiền Quý khách nhận được nếu hàng bị mất. Phí 5% giá trị khai, tối thiểu 500.000 đ/vận đơn, trần giá trị được khai là 100.000.000 đ. Bốn điều kiện: giá trị được ghi vào ô "Khai giá" tại thời điểm chấp nhận bưu gửi, không bao giờ sau đó; con số ở ô "Giá trị hóa đơn" chỉ dùng cho hải quan, không phải giá trị khai giá và không phải mức bồi thường; Quý khách phải cung cấp được hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp hoặc chứng từ hợp pháp khác chứng minh giá trị; và bưu gửi khai giá bắt buộc đi kèm dịch vụ phát có chữ ký người nhận, có thu phí. Lưu ý giới hạn phạm vi: khai giá chỉ giải quyết cho trường hợp bưu gửi bị mất trong quá trình vận chuyển. Không áp dụng khi bưu gửi vướng thủ tục hải quan, bị tạm giữ, thu giữ, tịch thu hoặc tiêu hủy theo pháp luật Việt Nam hoặc nước đến, theo khoản 19.5.

4. Quy trình thực hiện

1. Cho biết mặt hàng và nước đến. Chúng tôi tư vấn lô hàng phải đi qua những cửa nào trong sáu cửa trên. Phí tư vấn xác định hàng có cần giấy phép hay không là 500.000 đ/lượt và miễn phí nếu Quý khách sử dụng tiếp dịch vụ xin phép.
2. Ký ủy quyền và bàn giao hồ sơ. Giấy ủy quyền hải quan phải là bản gốc có chữ ký và dấu. Chứng từ sẽ đem hợp pháp hóa phải là bản gốc.
3. Chúng tôi nộp và theo hồ sơ. Quý khách được báo hồ sơ đang ở khâu nào, và được báo ngay khi cơ quan cấp yêu cầu bổ sung. Bổ sung, giải trình lần đầu không thu phí; từ lần thứ hai là 500.000 đ/lần.
4. Bàn giao và lưu hồ sơ. Chứng thư, giấy phép được đưa vào bộ chứng từ; một bản lưu tại hồ sơ khách hàng để lô sau không phải làm lại từ đầu. Hồ sơ định mức nguyên liệu xây dựng một lần cho C/O được dùng lại cho các lô sau, không thu lại phí.

5. Biểu phí

Mọi mức phí dưới đây chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng. Lệ phí nhà nước, phí thẩm định, lệ phí đại sứ quán, chi phí lấy mẫu và xét nghiệm được thu hộ theo đúng biên lai và xuất trình cho người gửi.

Khai báo hải quan xuất khẩu

Giấy phép chuyên ngành

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng

Sao lục chứng từ và khai giá

6. Trách nhiệm hai bên

Viet An Express chịu trách nhiệm nộp hồ sơ đúng và đúng hạn tại cơ quan có thẩm quyền, theo hồ sơ đến cùng và thông báo kịp thời khi cần bổ sung, thu hộ lệ phí nhà nước đúng biên lai và xuất trình biên lai cho Quý khách, cùng với việc lưu giữ chứng từ và dữ liệu theo thời hạn đã công bố ở trên. Nếu chúng tôi ghi sai so với thông tin Quý khách đã cung cấp, chúng tôi sửa lại và chịu chi phí.

7. Câu hỏi hay gặp

Tôi hỏi trước được luồng tờ khai không?

Không, và không ai làm được. Luồng do hệ thống hải quan tự động phân sau khi truyền tờ khai. Vì vậy phí được tính theo luồng thực tế trả về — 500.000 đ luồng xanh, 800.000 đ luồng vàng, 1.500.000 đ luồng đỏ — chứ không báo một con số cố định trước. Thứ thực sự làm giảm rủi ro luồng đỏ là bộ hồ sơ sạch và nhất quán: hóa đơn, packing list và số kiện khớp nhau, mã HS phù hợp với hàng.

Xin C/O ưu đãi có đáng tiền không?

Thường là có, và phép tính nằm ở phía người nhận. C/O ưu đãi có phí 1.200.000 – 1.500.000 đ tùy mẫu, trong khi khoản thuế nhập khẩu nó xóa đi tại nước đến là một tỷ lệ phần trăm trên toàn bộ giá trị lô hàng. Quý khách hỏi người nhận mức thuế ưu đãi và mức thuế thường áp cho mặt hàng của mình tại thị trường đó, rồi so sánh. Nếu họ không dùng được mẫu ưu đãi nào, Form B với phí 700.000 đ là lựa chọn không ưu đãi.

Tôi khai sai mã HS và bị phạt, ai chịu?

Người gửi chịu. Viet An Express khai theo thông tin Quý khách cung cấp; Quý khách vẫn là chủ hàng và là bên chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của nội dung khai. Tiền phạt, chi phí lưu kho và mọi chi phí phát sinh khác được đòi lại từ người gửi, và có thể được khấu trừ vào tiền bồi thường, cước trả trước hoặc khoản khác chúng tôi đang giữ, theo Điều 37. Nếu chưa chắc về mã hàng, hãy đề nghị chúng tôi tra cứu trước khi truyền tờ khai — chi phí đó nhỏ hơn nhiều so với việc sửa sau.

Tôi nên bắt đầu làm chứng từ trước bao lâu?

Tính lùi từ ngày bay. Chỉ khai hải quan: trong ngày, nếu hàng về trước 11:00. Xin C/O: vài ngày làm việc. Giấy phép chuyên ngành: 5 – 20 ngày làm việc. Hợp pháp hóa: 7 – 20 ngày làm việc, trong đó bước tại đại sứ quán là bước có thể kéo dài. Toàn bộ thời gian này không tính vào thời gian toàn trình, nên một bộ hồ sơ có kế hoạch không làm hàng chậm — bộ hồ sơ không có kế hoạch mới làm chậm.

Tôi cần chứng từ chứng minh việc gửi hàng từ hai năm trước, còn lấy được không?

Tùy loại chứng từ. Dữ liệu hành trình, bản quét vận đơn có chữ ký và chứng cứ phát được lưu 24 tháng, nên lô hàng hai năm trước là ở ngưỡng cuối. Hồ sơ hải quan và hồ sơ khiếu nại lưu 5 năm, chứng từ kế toán và hóa đơn lưu 10 năm, nên các nhóm này vẫn còn. Sao lục hồ sơ trên 12 tháng có phí 500.000 đ và mất 3 – 5 ngày làm việc. Quá thời hạn lưu trữ thì dữ liệu không còn — không có gì để sao lục, với bất kỳ mức phí nào.

8. Điều khoản liên quan

• Dịch vụ khai báo hải quan xuất khẩu
• Dịch vụ xin giấy phép chuyên ngành
• Dịch vụ xin Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
• Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng
• Dịch vụ sao lục chứng từ và xác nhận vận chuyển
• Dịch vụ khai giá bưu gửi
• Dịch vụ kiểm dịch thực vật
• Dịch vụ hun trùng ISPM 15
• Dịch vụ trả thuế và phí tại nước đến (DDP)
• Danh mục vật phẩm, hàng hóa không được gửi
• Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân

Gọi 0909 805 845 Yêu cầu báo giá